Dentre os diversos desafios do Prefeito Paulo Cola ao assumir a gestão municipal em janeiro de 2021, destaca-se o controle, guarda e organização da massa documental que forma o Arquivo Público do Município. 

Plano de Adequações

 E esse serviço está sendo feito através da Secretaria Municipal de Administração (SEMAD). O tratamento devido do arquivo público municipal já foi questionado pelo Ministério Público Estadual que emitiu a notificação recomendatória nº 003/2021 para elaboração de um Plano de Adequações do Arquivo Público.

“O desafio se tornou maior com a necessidade de migrar todos os documentos e processos administrativos que encontravam-se no último pavimento do edifício onde funcionava a sede da prefeitura até meados de 2021, bem como achar um meio de organizar, classificar, limpar, armazenar todo o passivo documental tendo ainda que reduzir o número de processos administrativos abertos anualmente”, explicou o secretário Sebastião Elias Campos Junior

Redução 

O secretário ainda explica que por meio de mudanças de procedimentos e gestão documental a prefeitura já conseguiu, significativamente, reduzir o quantitativo anual de processos administrativo abertos, sendo que: No ano de 2017 foram autuados 14.467 processos administrativos, em 2018 = 19.633, 2019 = 25.184, 2020 = 18.101. Em 2021 reduzimos para 12.026 processos administrativos abertos e em 2022 encerramos com 11.267 processos administrativos.

Mas o passivo de processos de anos e anos, documentos de décadas, ainda necessitavam passar por uma organização, trabalho de conservação, classificação de temporalidade, entre outros atendimentos às legislações inerentes ao tema. 

“Para tanto firmamos contrato com uma empresa especializada no segundo semestre de 2022 e o trabalho já vem mostrando resultados positivos, com o lançamento do inventário documental em planilha adequada, registrando caixa por caixa de arquivo e seus respectivos processos administrativo, separação por natureza documental, por tempo de guarda, restaurando caixas e processos que estavam em condições precárias de conservação”, afirma Sebastião. 

Comissão Permanente.

Ainda segundo ele, a celeridade para encontrar um processo administrativo no setor de arquivo já melhorou bastante.  A próxima etapa iniciada neste mês de março foi a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos – CPAD e a constituição dos seus membros por meio dos Decretos Municipais nº 2.603/2023 e 2.604/2023.

Na fase atual serão definidos os tempos de guarda dos documentos, revisão das classificações de acordo com o organograma do poder executivo municipal, relação de processos administrativos com possibilidade legal de descarte (o que passa por um sério procedimento, inclusive com publicação de edital), bem como definir as prioridades para digitalização dos documentos/processos administrativos, o que também não trata-se apenas de “scanear” um documento/proc. Administrativo – requer atendimento a uma legislação para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor jurídico do documento físico original.

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